Firme elettroniche

Per aumentare sicurezza, facilità e accettazione da parte dei clienti

Esistono diverse opzioni quando si tratta di scegliere il metodo per acquisire approvazioni, autorizzazioni, ricevute e mandati senza usare la carta. Le firme elettroniche manoscritte presentano vantaggi evidenti rispetto agli altri metodi.

Le firme elettroniche manoscritte sono la soluzione giusta per la tua attività?

Decidere di eliminare i documenti cartacei non è facile. Raramente è possibile definire e distribuire sistemi completamente nuovi per i clienti partendo da zero. È più probabile invece che sia necessario integrare nuove applicazioni o funzionalità nei sistemi esistenti. Questa attività richiede una ricerca scrupolosa delle opzioni disponibili e un'attenta pianificazione. Una volta convinta l'organizzazione dei vantaggi di un processo senza carta, il passo successivo consiste nello scegliere un metodo di raccolta valido sia per le autorizzazioni che per le dichiarazioni di intenti.

La firma autografa, il timbro o il marchio di inchiostro sulla carta è un metodo legalmente vincolante accettato da secoli per suggellare l'impegno assunto in contratti e accordi. L'estensione di questo concetto al mondo digitale è un grosso vantaggio. La firma costituisce un'intrinseca dichiarazione di intenti poiché è, per sua natura, unica e viene apposta deliberatamente, a differenza di un clic del mouse.

La firma di un individuo non può essere dimenticata e, qualora si verifichi un tentativo di falsificazione, la prassi comune prevede l'uso di sistemi di verifica. Per proteggere le vittime di falsificazioni vigono apposite norme legislative. I sistemi di firma elettronica manoscritta non solo offrono tutti i vantaggi e le tutele delle tradizionali firme a inchiostro, ma comportano ulteriori garanzie.

L'impiego di firme autografe per contratti di compravendita, accordi, approvazioni di pagamento, registrazioni, autorizzazioni, consensi e moduli di altro tipo è prassi comune in tutto il mondo. L'accettazione e l'adozione di una tecnologia che non prevede l'uso di carta è molto elevata quando si firma con una penna elettronica su un device per acquisizione firma. È un sistema più intuitivo, naturale e familiare rispetto a tutti gli altri metodi non cartacei. Ciò implica meno disservizi nella qualità, formazione ridotta, transizione più fluida e maggior fiducia nei confronti del nuovo processo digitale.

Se, in passato, le firme autografe con inchiostro su carta sono state molto utili per la tua attività o la tua organizzazione, i costi legati a tempo e risorse erano troppo elevati. Scegliere quindi le firme elettroniche manoscritte significa ridurre i rischi, soddisfare i clienti ed evitare disturbi nell'attività dei sistemi e del personale.

Di seguito sono riportate alcune domande frequenti relative alle firme elettroniche manoscritte che ci auguriamo possano esserti utili.

Una firma autografa attesta l'evidente legame tra un documento scritto e il suo autore. Una firma elettronica viene usata per assegnare un documento elettronico a chi lo ha creato, presumendone la paternità. Una firma qualificata salvaguarda inoltre l'autenticità di un documento (proviene davvero dal mittente indicato?) e la sua integrità (il documento è stato modificato in qualunque momento del processo di trasmissione?).

Firma elettronica è un termine legale che ha un certo grado di valore giuridico. Firma digitale è un termine matematico e tecnico e viene usato per la produzione di firme elettroniche.

  • Nella maggior parte dei paesi europei, negli Stati Uniti e in un crescente numero di nazioni in tutto il mondo, sono state messe a punto norme legislative che incoraggiano la rapida adozione delle firme elettroniche e riducono l'uso dell'antiquato metodo cartaceo.
  • I decreti legislativi riportati di seguito rafforzano la validità degli accordi elettronici.  
    • 2000 U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) 
    • Uniform Electronic Transactions Act (UETA) 
    • Direttiva europea (CE/1999/93)
  • Ad esempio, il decreto ESIGN afferma che a un contratto "non è possibile negare effetto legale, validità o applicabilità esclusivamente in virtù del fatto che per la sua formazione sia stata usata una firma elettronica o un documento elettronico".

Assolutamente no. Un'immagine statica o una foto contribuisce a rendere le informazioni sulla firma più accessibili, ma non offre tutti i vantaggi dell'acquisizione diretta della firma in un modulo elettronico senza stampa. Gli scanner di documenti utilizzano sensori CCD per leggere l'immagine di una firma autografa come dati relativi a colore e luminosità di singoli pixel. La firma viene registrata solo sotto forma di dati dell'immagine statica. L'aspetto di una firma da solo non rappresenta un criterio di sicurezza, in quanto mancano i singoli parametri dinamici della firma. I sign pad aumentano il livello di sicurezza analizzando la firma mentre viene apposta su un pannello sensibile al tatto mediante una penna speciale. Oltre all'aspetto della firma, registrano parametri biometrici quali l'accelerazione, il progressivo aumento della pressione e l'angolazione della penna durante l'apposizione della firma, producendo in questo modo una sorta di "impronta digitale". Tale impronta appartiene esclusivamente al suo proprietario e, insieme a un certificato digitale, rappresenta oggi il metodo più sicuro per leggere le firme elettroniche.

  • La firma di una singola persona non può andare perduta o essere sottratta come può accadere quando si usa una scheda
  • È impossibile dimenticare la firma di una persona, a differenza di un PIN
  • Le firme non possono essere divulgate a terzi
  • Le firme vengono sempre apposte in maniera volontaria, mentre le schede e i PIN divulgati possono essere utilizzati senza consenso
  • Le firme sono considerate idonee per l'autenticazione delle dichiarazioni di intenti
  • L'atto di apporre una firma con la penna è familiare e abituale

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